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Plan de Contingencias

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Dicho plan contiene las medidas técnicas, humanas y organizativas necesarias para garantizar la continuidad del negocio y las operaciones de una compañía. Un plan de contingencias es un caso particular de plan de continuidad de negocio aplicado al departamento de informática o tecnologías. Otros departamentos pueden tener planes de continuidad que persiguen el mismo objetivo desde otro punto de vista. No obstante, dada la importancia de las tecnologías en las organizaciones modernas, el plan de contingencias es el más relevante.

Ciclo de vida

El plan de contingencias sigue el conocido ciclo de vida iterativo PDCA (plan-do-check-act, es decir, planificar-hacer-comprobar-actuar). Nace de un análisis de riesgo donde, entre otras amenazas, se identifican aquellas que afectan a la continuidad del negocio.

Sobre dicha base se seleccionan las contramedidas más adecuadas entre diferentes alternativas, siendo plasmadas en el plan de contingencias junto con los recursos necesarios para ponerlo en marcha.

El plan debe ser revisado periódicamente. Generalmente, la revisión será consecuencia de un nuevo análisis de riesgo. En cualquier caso, el plan de contingencias siempre es cuestionado cuando se materializa una amenaza, actuando de la siguiente manera:

• Si la amenaza estaba prevista y las contramedidas fueron eficaces: se corrigen solamente aspectos menores del plan para mejorar la eficiencia.
• Si la amenaza estaba prevista pero las contramedidas fueron ineficaces: debe analizarse la causa del fallo y proponer nuevas contramedidas.
• Si la amenaza no estaba prevista: debe promoverse un nuevo análisis de riesgos. Es posible que las contramedidas adoptadas fueran eficaces para una amenaza no prevista. No obstante, esto no es excusa para evitar el análisis de lo ocurrido.

Finalmente, se modifica el plan de contingencias de acuerdo a las revisiones aprobadas y, de nuevo, se inicia el ciclo de vida del plan.

Contenido

El plan de contingencias comprende tres subplanes. Cada plan determina las contramedidas necesarias en cada momento del tiempo respecto a la materialización de cualquier amenaza:

• El plan de respaldo. Contempla las contramedidas preventivas antes de que se materialice una amenaza. Su finalidad es evitar dicha materialización.
• El plan de emergencia. Contempla las contramedidas necesarias durante la materialización de una amenaza, o inmediatamente después. Su finalidad es paliar los efectos adversos de la amenaza.
• El plan de recuperación. Contempla las medidas necesarias después de materializada y controlada la amenaza. Su finalidad es restaurar el estado de las cosas tal y como se encontraban antes de la materialización de la amenaza.

Por otra parte, el plan de contingencias no debe limitarse a estas medidas organizativas. También debe expresar claramente:

• Qué recursos materiales son necesarios.
• Qué personas están implicadas en el cumplimiento del plan.
• Cuales son las responsabilidades concretas de esas personas y su rol dentro del plan.
• Qué protocolos de actuación deben seguir y cómo son.

Ejemplo

Este ejemplo no es ni mucho menos exhaustivo. Supongamos una pequeña compañía que se dedica a la producción de prendas textiles. Un ánalisis de riesgos identificaría (entre otras cosas) lo siguiente:

Activos e interdependencias: Oficinas centrales → Centro de proceso de datos → Computadoras y almacenamiento → Información de pedidos y facturación → Proceso de negocio de ventas → Imagen corporativa

Este análisis demuestra que una amenaza materializada en las oficinas centrales podría llegar a afectar al proceso de negocio dedicado a la venta. Aunque esto no impida a la compañía seguir comercializando productos, supondría una interrupción temporal de las ventas. Además afectaría negativamente a la imagen corporativa provocando la pérdida de clientes. Así, se evaluaría la siguiente amenaza y su impacto:

Amenaza: Incendio. (los activos afectados son los anteriores).

Impacto: (es un ejemplo ficticio)

• Perdida de un 10% de clientes.
• Imposibilidad de facturar durante un mes.
• Imposibilidad de admitir pedidos durante un mes.
• Reconstrucción manual de pedidos y facturas a partir de otras fuentes.
• Sanciones por accidente laboral.
• Inversiones en equipamiento y mobiliario.
• Rehabilitación del local.

Todas estas consecuencias pueden valorarse en términos monetarios, que junto a la probabilidad de materialización ofrecen una estimación del riesgo.

El plan de contingencias contendría someramente las siguientes contramedidas:

• Medidas técnicas:
  • Extintores contra incendios.
  • Detectores de humo.
  • Salidas de emergencia.
  • Equipos informáticos de respaldo.

• Medidas organizativas:
  • Seguro de incendios.
  • Precontrato de alquiler de equipos informáticos y ubicación alternativa.
  • Procedimiento de copia de respaldo.
  • Procedimiento de actuación en caso de incendio.
  • Contratación de un servicio de auditoría de riesgos laborales.

• Medidas humanas:
  • Formación para actuar en caso de incendio.
  • Designación de un responsable de sala.
  • Asignación de roles y responsabilidades para la copia de respaldo.

(Etc.)

Los subplanes contendrían las siguientes previsiones:

• Plan de respaldo:
  • Revisión de extintores.
  • Simulacros de incendio.
  • Realización de copias de respaldo.
  • Custodia de las copias de respaldo (por ejemplo, en la caja fuerte de un banco).
  • Revisión de las copias de respaldo.

• Plan de emergencia:
  • Activación del precontrato de alquiler de equipos informáticos.
  • Restauración de las copias de respaldo.
  • Reanudación de la actividad.

• Plan de recuperación:
  • Evaluación de daños.
  • Traslado de datos desde la ubicación de emergencia a la habitual.
  • Reanudación de la actividad.
  • Desactivación del precontrato de alquiler.
  • Reclamaciones a la compañía de seguros.

Fuente: wikipedia >>:

Algunos de los enlaces a destacar, son los siguientes:

• Informes de Situación
• Comunicados del Ministerio de Sanidad y Política Social
• Consejos a los viajeros que se dirigen o regresan de zonas afectadas
• Preguntas y respuestas más frecuentes
• Recomendaciones de interés a la población
• Recomendaciones, protocolos y documentos de Plan Nacional de Preparación y Respuesta ante una Pandemia de Gripe A (H1N1) dirigidos a profesionales
• Información de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios(AEMPS)
• Guía para la elaboración del plan de actuación de las empresas o centros de trabajo frente a emergencias – Pandemia de Gripe (Julio 2009)
• Teléfono de Información y Atención al Ciudadano: 901 400 100

Quizá, el documento más importante para las empresas, es la Guía para la elabroación del plan de actuación en empreas y centros de trabajo frente a emergencias  >>

Esta guía arroja consejos sobre las medidas que deberían tener en cuenta las grandes organizaciones, para estar prevenidas frente a la probable baja de muchos de sus empleados.

Entre estas medidas destaca la recomendación de establecer mecanismos técnicos, que permitan a los empleados trabajar desde casa.

Sin lugar a duda, las reuniones telefónicas son el medio más sencillo y a la par más robusto y seguro actualmente para mantener reuniones a distancia de equipos de trabajo integrados por decenas de personas:

- sencillo: para reunirse no es necesario ningún equipo adicional; cualquier teléfono convencional, fijo o móvil, es válido para mantener una reunión con todo el equipo de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

- robusto: las redes fijas de telecomunicaciones son las redes más securizadas, redundadas y autónomas en el caso de grandes catástrofes, estando sus centrales diseñadas para funcionar en régimen autónomo durante decenas de horas, sin pérdida del servicio (obligaciones de servicio universal). Esta característica, por ejemplo, no recae sobre internet, que puede caer en cualquier momento al ser una red menos robusta, convirtiendo así a los sistemas de reunión por teléfono, en los más robustos frente a grandes contingencias.

- rápido y económico: no tiene tiempos de implementación, es posible usarlo en cualquier instante, desde cualquier lugar con teléfono fijo o móvil, a unas tarifas muy económicas.

Si desea saber más sobre el servicio de conference call telefónica, puede visitar nuestra página www.reunionportelefono.es

Muy seria ha sido la crisis que se ha originado con respecto a la salud, producto de la gripe tipo A que se originó como se sabe desde México, hasta el extremo que ya se encuentra en nivel 5 de alerta (el segundo más alto), ya ha llegado a otros países como los estados unidos, algunos de Europa, Latinoamérica, Centroamérica, China. Desde luego alarma las muertes, por contaminación que ello ha originado y ha hecho que los gobiernos le presten atención a su desarrollo a fin de tomar las precauciones preventivas que eviten mortandad, contaminación masiva., como muchos lo han hecho y lo han logrado. [..]

Juan García Gay, responsable de Consultoría en Continuidad de Negocio de Marsh, explica que una gripe como la de tipo A, que ya se encuentra en nivel 5 de alerta (el segundo más alto), tiene un doble impacto, ya que no sólo dispara el absentismo laboral, sino que también tiene un efecto psicológico en la plantilla de la empresa, que tiene miedo de contagiarse e incluso puede vivir un drama en su entorno familiar. [..]

Revisar la política de viajes, atender las recomendaciones de la OMS o informarse de si el seguro de la compañía cubre este tipo de contingencias son algunas de las recomendaciones de los expertos.

Muy interesante y valiosa la aportación cuando se indica, que los aspectos clave que, según Marsh, debería considerar toda empresa son:

1. Revisar la política de viajes de la compañía, sus políticas de higiene y sus políticas sanitarias (revisiones médicas a los empleados), así como el número de antivirales disponibles y de otros cuidados médicos, tales como desinfectantes antibacterianos, mascarillas y otros materiales.
2. Tener claro si existe alguna distancia interpersonal recomendada u otras medidas que ayuden a minimizar la propagación del virus en el lugar de trabajo.
3. Revisar los métodos actuales para informar a los empleados de la amenaza pandémica y de la situación actual del negocio, tanto si están en la oficina como si trabajan desde casa.
4. En centros de población, estar seguros de que los planes previstos contemplan que el personal pueda trabajar desde casa cuando sea posible y apropiado.
5. Considerar si existen procesos clave que debieran ser mantenidos en caso de que estalle una pandemia, tales como call centers, los servicios médicos de la compañía y otros servicios vitales e imprescindibles.
6. Revisar la estructura necesaria para gestionar de forma efectiva una posible crisis, y revisar cómo implementar varios planes de continuidad de negocio, cómo arreglárselas en caso de que se incremente el número de empleados que tienen que trabajar desde casa y cómo reaccionar ante cambios importantes en nuestra cadena de suministro y en el mercado.
7. Asegurarse de que los planes de gestión de crisis y de continuidad de Negocio incluyen escenarios pandémicos y ejercicios para ensayar el plan cuando sea posible.

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