ENTER ha desarrollado este trabajo con el objetivo de identificar el grado de implantación del Trabajo Virtual y del Teletrabajo en empresas TIC españolas. Actualmente, según los datos de las compañías analizadas en el informe, hay cerca de un 30% de teletrabajadores y son empleados target otro 42%. En cuanto al trabajo virtual, los empleados con accesos fijos a Internet, el e-mail y las herramientas de trabajo colaborativo rozan prácticamente el 100%. Las expectativas que tienen las empresas en estas prácticas se agrupan en tres categorías: los factores sociales ligados a los empleados de la compañía (como la mejora de la conciliación trabajo-familia), los factores de procesos de trabajo y comunicaciones (entre otros, la mejora de los sistemas de trabajo y comunicación de los empleados en movilidad) y los de impacto en el negocio (por ejemplo, el aumento de la productividad).

Interesante estudio para situaciones donde necesitamos un entorno de trabajo distribuido geográficamente, o con grupos de trabajo operando remotamente

De la epidemia de gripe aviar y el SARS de 2005 queda un vago recuerdo en varias grandes compañías. Muchos de los ejecutivos suspendieron sus viajes a Asia para evitar el contagio y la propagación del virus. En lugar de subir al avión, encendieron el PC. La videoconferencia permitió a las empresas seguir funcionando con relativa normalidad durante los meses que duró el fenómeno.

Cuatro años más tarde esas mismas herramientas están salvando el negocio de varias compañías mexicanas y estadounidenses. A pesar de las restricciones en los viajes y el cierre de establecimientos en México DF, muchas empresas mantienen su actividad gracias al teletrabajo y la telepresencia. «Las herramientas de conferencia siempre han ayudado a ahorrar tiempo y dinero, pero en el caso de la gripe, permiten mantener un equipo de trabajo saludable o incluso que un trabajador que está en casa cuidando a un familiar enfermo pueda continuar con su jornada», señala Greg Plum, uno de los responsables de The Conference Group, empresa norteamericana de instalación de redes de videoconferencia.

Desde las oficinas de Skype, en Londres, aseguran que resulta complicado establecer una relación directa entre la epidemia de gripe N1H1 y el aumento de llamadas por el servicio de voz sobre IP o la videoconferencia, pero creen que el efecto podría ser significativo. «Es la herramienta idónea para poder mantener un contacto con familiares y amigos sin tener que desplazarse y evitando cualquier tipo de contagios», aseguran.

«Las crisis son las que hacen avanzar el mercado de la videoconferencia, luego llega la adopción masiva», apunta Robert Hagerty, de la empresa Polycom. A la epidemia de gripe aviar en 2005 y la de las recientes semanas, por ejemplo, hay que sumar el gran efecto que tuvo el ataque a las Torres Gemelas el 11 de septiembre.

Pero detrás del uso de este tipo de herramientas hay causas aún mucho más significativas. Lo cierto es que la pandemia de gripe, al fin y al cabo, es sólo un pequeño empujón final a un mercado que durante el último año ha crecido de forma considerable debido al aumento del precio del combustible -el pasado verano- y la crisis económica. Sale más barato sentarse frente a una pantalla, y con los presupuestos más ajustados que nunca, muchos empresarios están más que dispuestos a pasar por alto las ventajas de reunirse en persona.

Según la Asociación de Viajes de Empresa y Ejecutivos (ACTE), el 71% de las compañías planea viajar menos en 2009, en septiembre de 2008 ese número apenas superaba el 33%.

Aunque no todos los vuelos cancelados se reconvierten en videoconferencia. Según un estudio de BCG/Climate Group, sólo el 0,9% de los viajes se sustituye por una llamada o una videollamada, pero incluso ese 0,9% resulta significativo para un mercado que durante años ha vivido más en el terreno de la ciencia ficción que en el de la realidad. Aunque las grandes compañías podían permitirse instalaciones avanzadas, las ‘pymes’ han tenido que recurrir al ingenio para adaptar soluciones pensadas para el mercado doméstico. En el año 2012, sin embargo, el negocio de la videoconferencia en las ‘pymes’ moverá 130 millones de euros, según la consultora AMI Partners.

Muchas de las compañías de videoconferencia se apresuran a señalar también los beneficios medioambientales que acompañan a este tipo de producto. Si las empresas recortaran sus viajes un 20%, el planeta, por ejemplo, se ahorraría 22 millones de toneladas de CO2 por año, los mismos gases que emite el consumo eléctrico de 1,9 millones de hogares.

La aparición de grandes pantallas de plasma, sistemas de proyección más eficientes y el aumento del ancho de banda están consiguiendo, además, que la experiencia de la videoconferencia sea casi real y que se ofrezca a un precio cada vez más asequible.

TELEPRESENCIA. HP, Cisco y Polycom han presentado en los últimos tres años varias soluciones de telepresencia. A diferencia de la videoconferencia tradicional -frente al PC, cara a cara- estos servicios están pensados como una extensión de la mesa de reuniones, y los interlocutores se ven a tamaño real. Incluso la decoración de las salas está estudiada para que un grupo sentado en una mesa en cualquier otra parte del planeta parezca estar en la misma habitación. Después de usar el servicio durante unos minutos, es fácil olvidarse de la pantalla y pensar que se está en el mismo espacio.

En el caso de HP, el coste de instalación de Halo, nombre que recibe este sistema, puede superar fácilmente los 10.000 euros para un equipo básico de dos interlocutores, pero es menos de la mitad de lo que costaba en diciembre de 2005. El coste varía según muchos factores, desde el número de personas que usan el sistema hasta la Red, que en el caso de HP es privada para asegurar la transmisión de la imagen de vídeo en alta definición. El precio incluye, por lo general, el mobiliario de la sala, que debe ser similar al que se usa en el otro extremo de la comunicación.

Una solución para una multitud de personas -salas virtuales de reunión con capacidad para más de 20 interlocutores- puede llegar a costar más de 300.000 euros y tener gastos de mantenimiento bastante elevados, pero si se usan con frecuencia, pueden amortizarse en uno o dos años, sobre todo si se compara con el coste de tener que desplazar equipos de trabajo por todo el mundo.

En España, los nombres de compañías que cuentan con este tipo de instalaciones punteras se reducen a media docena, entre ellas Accenture, BBVA -que usa este tipo de salas para coordinar el trabajo con las oficinas de América Latina-, Media Saturn, VistaPrint o Unitronics. Conscientes de que el elevado precio de las instalaciones más punteras se escapa a lo que puede permitirse incluso una mediana empresa, HP y Cisco disponen de varios centros repartidos por un centenar de ciudades del planeta que pueden alquilarse por horas.

Para uso personal o pequeños equipos de trabajo que no necesitan el efecto de estar en la misma sala, una instalación simple cuesta mucho menos, algo más del doble de lo que cuesta una cámara web en un comercio. Un sistema integral de Polycom, capaz de ofrecer videoconferencias en alta definición, saldrá a menos de 100 euros por empleado. Los beneficios son evidentes: los equipos que tienen que trabajar en sincronía desde diferentes partes del mundo tienen una comunicación mucho más fluida y directa que a través del e-mail o la mensajería instantánea, lo que se traduce en menos tiempo para el desarrollo de proyectos y mejoran las relaciones laborales gracias a una comunicación personal. Y si alguien estornuda al otro lado de la pantalla no hay que preocuparse de un posible contagio.

Tres opciones

Halo, de HP, fue uno de los primeros sistemas de telepresencia creados a nivel comercial. Fue un desarrollo conjunto con la productora Dreamworks, que buscaba una forma de reunir a varios grupos de trabajo y mostrar secuencias de las películas en producción para hacer correcciones y sugerencias. Hoy la telepresencia (derecha) se ha colado en grandes empresas de la mano de tres compañías: la propia HP, Cisco y Polycom. Varias ciudades cuentan incluso con centros de telepresencia que las empresas pequeñas pueden alquilar por horas. Una alternativa más económica es la videoconferencia en alta definición (izquierda).

Fuente: http://www.elmundo.es/suplementos/ariadna/2009/1/1241906404.html

Maneras de hablar

Desde casa Gracias a los programas de mensajería instantánea y los servicios de Voz sobre IP, la videoconferencia ha dejado de ser ciencia ficción. El 34% de las llamadas que se realizan en Skype usan vídeo y hay que sumar el auge de los sistemas de mensajería instantánea. Messenger o Gmail incluyen opciones de videollamada. En el primero ni siquiera es necesario utilizar un programa específico, el cliente de videoconferencia puede utilizarse desde la propia página web en la que se consulta el correo. No ofrecen la calidad de vídeo de los sistemas profesionales de videoconferencia, pero es suficiente para mantener una pequeña conversación. Hay herramientas, como el Messenger de Microsoft, que permiten compartir una pizarra o ciertos documentos mientras se habla. Muchos de estos programas permiten llamar a teléfonos móviles o fijos a través del PC a un coste inferior al de una llamada normal. La videoconferencia, sin embargo, sigue limitada a las comunicaciones de PC a PC. En la oficina Instalar un sistema de videoconferencia dedicado y de alta definición puede costar menos de 5.000 euros, incluyendo la cámara de alta definición y el equipo encargado de comprimir y decodificar la señal. Unido a una pantalla de gran tamaño en una sala de reuniones puede ser suficiente para una empresa mediana que no necesite un equipo de telepresencia real, pero que esté buscando calidad de vídeo u opciones avanzadas como la posibilidad de compartir escritorios y presentaciones. Basta con una conexión ADSL para transmitir la señal. El modelo de la fotografía, fabricado por Microsoft, y también disponible con Polycom, puede ponerse en el centro de la mesa de reuniones. Funciona como un sistema de conferencia tradicional -con micrófonos omnidireccionales- pero captura un vídeo de 360 grados de la habitación. Al otro lado de la línea se puede enfocar la imagen hacia el interlocutor con el que se desea hablar o ver quién está hablando en cada momento. Con la webcam Casi todos los portátiles incluyen ahora una cámara. La calidad varía según el modelo, pero en general se trata de sensores CMOS de baja resolución y calidad, suficientes para videoconferencias con amigos o familiares, pero que no pueden generar vídeo de gran tamaño. Si se opta por una cámara externa hay muchas más opciones, incluidas varias capaces de captar imágenes de más de dos megapíxeles -HD- y dotadas de sensores CCD, que ofrecen mejor calidad de imagen. Muchas de estas cámaras incluyen software de control capaz de crear efectos en tiempo real, añadir animaciones al video o modificar y deformar la apariencia de los interlocutores con efectos cómicos. Otras son capaces de variar el enfoque para conseguir una mejor definición, compensar la falta de luz, seguir el rostro de los usuarios si estos se mueven e incluso grabar vídeo a más de 90 fotogramas por segundo. Los precios oscilan entre los 30 y los 100 euros.

Reproducimos a continuación la entrevista publicada en el diario económico Cinco Días, en su edición del pasado 25 de marzo 2009, donde se ponen de manifiesto las ventajas que el uso de la conference call reunionportelefono aporta a las grandes empresas.

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Conference call, videoconferencia, webconference, teletrabajo en grupo… todo ello equivale a una reducción de costes y aumento de la productividad de la mano de reunionportelefono.es. Ángel Abril, Director deMarketing de Consulting Smartic Solutions, nos comenta las ventajas del producto.

¿Qué es exactamente reunionportelefono?
reunionportelefono.es es el producto estrella de nuestra empresa. Bajo su paraguas ofrecemos todos los servicios de telepresencia que hay en el mercado, desde la multiconferencia telefónica, videoconferecia, webconference o compartición de documentos hasta la organización completa de eventos (hoteles, congresos) con personas en remoto, todo ello con soluciones propietarias, desarrolladas por nuestro departamento de I+D o apoyados en nuestros partners.

I+D…Entonces, ¿desarrollan ustedes mismos los sistemas?
En alguno de los servicios así es. Por ejemplo, la plataforma de conference call (conferencias telefónicas utilizando el teléfono convencional, sin necesidad de equipos adicionales), ha sido desarrollada totalmente por nuestro departamento de I+D. Esta capacidad nos permite básicamente dos cosas, por un lado, ser muy competitivos en precios al no introducir un tercer actor en la cadena de valor, y por otro, poder adaptar el servicio a medida de la necesidad de cada cliente.

Evidentemente, cada vez que se sustituye un viaje por una conference call o videoconferencia, el ahorro de costes es grandísimo, se gana en agilidad/productividad y disminuimos la emisión de CO2 a la atmósfera.

¿Qué ventajas ofrece reunionportelefono.es frente a su competencia?
Esta es una, la capacidad de poder personalizar el servicio a la necesidad de cada empresa. Tenemos los mismos valores que la “banca privada”, conocemos a nuestro cliente, le ofrecemos un trato personal, exquisito, de gran cuenta, y cubrimos toda su necesidad de telepresencia con soluciones “ad hoc”, somos especialistas en lo que hacemos. Para los grandes operadores, tipo Telefónica, Orange, Jazztel, etc, este servicio es algo residual en su portfolio, que lo ofrecen “porque lo tienen que ofrecer” como valor añadido a su negocio de telefonía y datos y no le prestan la suficiente atención; además, suelen hacer uso de plataformas subcontratadas a terceros o que están en otros países, con las desventajas que eso supone. Resumiendo, brindamos una solución integral de telepresencia totalmente personalizable, estilo de banca privada y solución especializada.

¿Y en cuanto al precio?
Sí, claro, ésta también es una de nuestras ventajas. No solo nos diferenciamos en calidad, sino también por precio. Nuestras tarifas son las más baratas del mercado (nos comparamos con las tarifas estándar que tiene publicadas nuestra competencia), sin escatimar en calidad y prestaciones.

¿Cuál es el secreto para lograr un buen servicio a buen precio?
El conocimiento del mercado para llegar a nuestra estructura de costes actual, estar especializados en este producto, y escuchar al cliente, sin lugar a duda. Llevamos más de diez años en el mercado de los grandes operadores de telecomunicaciones, lo que nos ha permitido alcanzar grandes acuerdos comerciales así como conocer de primera mano las necesidades en telecomunicaciones de las grandes empresas.

¿Cómo ve el futuro de su mercado, la telepresencia?. ¿Y su uso en el día a día?
Estamos ante un mercado que cada vez está teniendo más demanda. Según Gartner, la telepresencia tendrá su clímax en los próximos tres años, debido al recorte de gastos en las empresas, a la productividad y al aumento de la conciencia medioambiental. Evidentemente, cada vez que se sustituye un viaje por una conference call o videoconferencia, el ahorro de costes es grandísimo, se gana en agilidad/productividad y disminuimos la emisión de CO2 a la atmósfera.
En el uso diario vemos que las empresas que utilizan este tipo de servicios, son más ágiles y productivas: hay organizaciones donde, para solucionar un problema, optan por los emails metiendo en copia a mucha gente, y los hay que en un momento, montan una conference call, llaman a todos los implicados en resolver el problema, y lo solucionan en el momento.

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